O síndico é fundamental dentro de qualquer condomínio, no entanto, sua função não se limita apenas a zelar pela estrutura do condomínio e evitar conflitos entre os condôminos. Administrar um condomínio exige uma série de funções e responsabilidades, fazendo com que muitas vezes o síndico encontre dificuldades para a boa gestão e funcionamento do condomínio, seja por falta de conhecimento ou por ausência de suporte técnico.

Contratar uma empresa especializada em administração condominial, e que entende muito bem do assunto é certamente a melhor opção para o síndico e para o condomínio.

A administradora de condomínio é o braço direito do síndico na gestão condominial, e essa relação deve ser baseada na confiança. A empresa especializada traz tranquilidade e segurança ao síndico, além de dar a ele todo o suporte necessário em todas as funções técnicas e administrativas pertinentes à gestão condominial.

A administradora de condomínio é a responsável pela gestão das finanças, é responsável pela parte burocracia das questões judiciais, controla a folha de pagamento dos funcionários, torna a prestação de contas do condomínio mais organizada, contribui para a economia orçamentária do condomínio, emite boletos de taxas condominiais, rateios e tantas outras funções que tornam o trabalho do síndico muito mais tranquilo e eficiente, e garante a confecção e preservação de documentos indispensáveis em caso de ação judicial, por exemplo, o rateio em caso de ação de cobrança de condomínio.

Administradora x Auto-Gestão:

Há condomínios que preferem a auto-gestão, onde o síndico administra todos os serviços e os empregados, evitando assim, despesas com uma administradora.

O problema é que o síndico geralmente não domina os complexos problemas que surgem no condomínio, além de não ter o suporte técnico que a administração traz. A administração amadora muitas vezes acarreta em um prejuízo maior que a suposta economia.

Ao final deste artigo, convido você a analisar se só a pessoa do síndico é capaz de realizar todas as obrigações que o condomínio necessita.

Vantagens de contratar uma administradora para o condomínio:

Entre as inúmeras vantagens que o síndico tem ao contratar uma administradora de condomínio, uma delas está no fato de que ele poderá trabalhar de forma muito mais segura e terá uma função diferente, sem se preocupar com a parte administrativa direta, como contabilidade, planejamento financeiro e pagamento de salários.

Além disso, a redução da inadimplência é sempre percebida após a contratação de uma administradora. Isso porque a gestão passa a ser conduzida por profissionais capacitados e experientes na cobrança de moradores inadimplentes.

Ao contratar uma administradora profissional, se verifica inúmeras vantagens tanto para o síndico quanto para os moradores, como: Serviços mais adequados às necessidades dos moradores; Funcionários mais qualificados; Redução de gastos e maior economia; Condomínio com menor risco de penalizações legais; Consultoria em assembleias condominiais; Colaboração na contratação de seguros, e Emissão de boletos para cobrança da taxa condominial.

A principal função da administradora é gerir as áreas administrativa de recursos humanos e financeiros, disponibilizando todo o suporte para que o síndico, conselho consultivo e condôminos tomem as decisões necessárias para o bom funcionamento do condomínio.

Lista de funções que competem a uma administradora de condomínios:

GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

– Controle dos seguros de vida – para suprir exigência da convenção coletiva de trabalho.

– Aquisição e distribuição de cestas básicas – atendimento à convenção coletiva de trabalho.

– Inscrição/renovação do Condomínio no PAT – Programa de Alimentação do Trabalhador

– Vale alimentação/refeição.

– Controle, aquisição e distribuição de vales transporte.

– Convênio de assistência médica.

– Convênio de assistência odontológica.

– CIPA – Atendimento à NR-5.

– EPI – Atendimento à NR-6.

– PCMSO – Atendimento à NR-7 – serviço terceirizado e cobrado em separado..

– PPRA – Atendimento à NR-9 – serviço terceirizado e cobrado em separado.

– PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário – serviço terceirizado e cobrado em separado

– LTCAT – Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho – serviço terceirizado e cobrado em separado.

– Recrutamento de funcionários

– Seleção de funcionários com pesquisa cadastral

– Admissão e procedimentos de registro

– Contrato de experiência.

– Treinamento de funcionários

– Atualização das fichas de registro dos funcionários

– Atualização das carteiras profissionais

– Preenchimento de declarações para fins de concessão de aposentadoria

– Preenchimento da Relação de Salários Contribuição para fins de concessão de benefícios

– Preenchimento de Atestado de Afastamento do Trabalho para fins de concessão de auxílio doença

– Preenchimento da CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho para fins de concessão de auxílio acidente.

– Formalização de advertências disciplinares

– CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados

– Confecção/atualização do quadro de horário de trabalho

– Escala de revezamento e de férias

– Salário-família

– Controle das horas extraordinárias com elaboração de crachá de ponto e controle do sistema de ponto-eletrônico

– Elaboração da folha de pagamento

– Emissão dos comprovantes de pagamento dos salários

– Controle dos cartões salários para saque em quiosques 24 horas

– Elaboração da folha de pagamento do 13º salário

– Elaboração e recolhimento das guias de INSS

– Obtenção de CND – Certidão Negativa de Débitos com INSS

– Elaboração e recolhimento das guias de FGTS – GFIP e SEFIP

– Obtenção de CRF – Certificado de Regularidade de Situação do FGTS perante à Caixa Econômica Federal

– Conectividade social – inscrição e acompanhamento junto à Caixa Econômica Federal

– Retenção e recolhimento de contribuições sindicais – patronal e dos empregados

– PIS – cadastramento de novos funcionários

– PIS – elaboração das guias e recolhimento

– Emissão dos informes de rendimentos

– Pesquisa cadastral dos funcionários – exceto terceirizados

– Livro de inspeção trabalhista

– Aquisição e controle de uniformes

– Rescisões dos contratos de trabalho – planilha de cálculo, emissão de recibos e guias

– RAIS – Relação Anual de Informações Sociais (serviço especial que é cobrado em separado com base no Referencial de Serviços Especiais da (AABIC).

– Recolhimento de Imposto de Renda retido na fonte dos funcionários.

– DIRF – Declaração de Imposto de Renda retido na fonte (cobrado à parte com base no Referencial da AABIC).

GESTÃO FINANCEIRA:

– Controle dos pagamentos das cotas condominias – conferência das baixas relacionadas pelo Banco.

– Cobrança administrativa de devedores – via carta e telefonemas.

– Emissão de Declaração Negativa de Débitos Condominiais.

– Contas a pagar – controle dos vencimentos e emissão de cheques para a liquidação dos pagamentos.

– Quitação dos pagamentos no próprio caixa, via bancos ou online.

– Conciliação da conta bancária.

– Gestão tributária – cálculo para aplicação das alíquotas, retenção e recolhimento do PIS, COFINS, CSLL, ISS, INSS e IRF.

– Armazenamento de dados, inclusive controle da cumulatividade, para as informações anuais dos recolhimentos de PIS, COFINS e CSLL.

– Prestação de contas mensais – contas ordinárias, fundo de reserva, fundo de obras, fundo de custeio do 13º salário, etc., com elaboração de demonstrativos de pagamentos de despesas e de recebimentos das cotas, dos devedores de cotas e balancete geral contendo a posição financeira do mês.

– Confecção das pastas de prestação de contas mensais.

– Controle da remessa e devolução das respectivas pastas.

– Elaboração das respostas às dúvidas e comentários consignados pelo Corpo Diretivo nos Termos de Verificação de Contas que capeia a prestação de contas.

– Elaboração de balancetes anuais para apresentação na assembleia Geral Ordinária.

– Disponibilização dos balancetes e demais demonstrativos financeiros na INTERNET.

– Gestão dos contratos coletivos de TV por assinatura – conferência das faturas, cobrança e controles das baixas.

– Gestão da conta corrente bancária exclusiva do Condomínio.

– Acompanhamento dos investimentos feitos pelo Condomínio no mercado financeiro.

– Obtenção de Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais.

– Elaboração e acompanhamento das previsões orçamentárias.

– Elaboração do quadro de rateio das despesas.

– Emissão dos recibos/boletos bancários.

 GESTÃO ADMINISTRATIVA:

– Gerenciamento dos arquivos documentais.

– Controle do cadastro de proprietários.

– Atendimento de condôminos com fornecimento de informações, soluções de problemas, etc.

– Disponibilização de banco de dados na INTERNET

– Controle dos mandatos do Corpo Diretivo

– Serviço de malote para a retirada e entrega de correspondência no próprio Condomínio.

– Assessoria às reuniões do Corpo Diretivo

– Emissão e distribuição de cartas, circulares, editais de convocação e atas das assembleias Gerais.

– Presença nas assembleias

– Transcrição das atas no Livro próprio e registro no Cartório de Títulos e Documentos

– Coleta de orçamentos de obras e serviços que se fizerem necessários

– Atendimento a fornecedores de materiais e serviços

– Elaboração das planilhas de concorrência e acompanhamento financeiro das obras e serviços

– Gerenciamento do seguro de incêndio e de responsabilidade civil

– Acompanhamento da liquidação de sinistros.

– Gestão da situação/manutenção dos equipamentos de segurança, levando-se em conta as normas do Corpo de Bombeiros, a legislação municipal (CONTRU) e as normas técnicas da ABNT, por exemplo, validade e renovação do AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros e vencimento das cargas dos extintores de incêndio.

– Controle/emissão de gráficos referente aos consumos de água/esgotos, de energia elétrica e de gás.

– Administração de locações de espaços/áreas comuns do edifício.

– Controle e atualização do CNPJ do Condomínio.

– Gestão dos contratos de conservação e de manutenção: Elevadores, porteiros eletrônicos, centrais telefônicas, antenas coletiva, áreas ajardinadas, portões automáticos, conjunto moto-bombas, aquecimento central e ar condicionado central

– Gestão de contratos de prestação de serviços terceirizados: Serviços de vigilância patrimonial, monitoramento de segurança 24 horas e sistema de proteção perimetral, serviços de limpeza e serviços de portaria.

– Vistoria técnica periódica nas instalações e áreas comuns com emissão de relatórios, ilustrado com fotos quando for necessário.

– Controle dos acessos

– Controle da manutenção das áreas de recreação

– Controle e cobrança dos alugueis pelo uso do salão de festas, de churrasqueira, etc.

– Diligências junto às concessionárias de serviços públicos, cartórios e repartições públicas para obtenção de parcelamentos, certidões.

Obs: Ao contratar, consulte quais serviços estão inclusos no seu contrato.