O Código Civil estabelece que, a Prestação de Contas e Previsão Orçamentária devem ser feitas, e aprovadas anualmente em assembleia do condomínio.

É realizada a 1ª convocação da assembleia, sendo necessário quórum de metade do número total de condôminos, e caso esse número mínimo não seja alcançado, é feita uma 2ª convocação, que tem quórum livre. Para aprovar as contas, é necessário aprovação da maioria dos presentes na assembleia (50% + 1).

Os condôminos podem aprovar, recusar ou aprovar parcialmente as contas.

Exemplos de Documentação que devem ser apresentado na prestação de contas:

– Certidões negativas do INSS e FGTS
– Balancetes, extratos financeiros, relatório de taxa de inadimplência
– AVCB: Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros
– Seguro do prédio

A pasta de prestação de contas pode ser composta por:

– Demonstrativo de despesas

– Balanço Contábil: Dividido em conta  Pessoal ( inclui salários, férias, cesta básica); Fixas ( inclui água, luz, telefone, taxas, contratos de manutenção de elevadores); e Variáveis (inclui limpeza da caixa d’água, recarga de extintores)

– Documentação comprobatória de despesas e receita

– Lista de Condôminos adimplentes, inadimplentes e em acordo.

Caso as contas não sejam aprovadas, o síndico deve justificar ou regularizar os pontos em desconformidade, em regra, o prazo para justificar ou regularizar consta na convenção de condomínio, entretanto, é comum que seja de até 60 dias.

Após esse período, é realizada nova assembleia, para aprovar as contas ou não.

Diante da reprovação, o conselho fiscal, os condôminos ou o próprio síndico pode contratar uma auditoria.

A auditoria sendo favorável ao síndico, mas ainda assim a assembleia não aprovando as contas, o síndico pode buscar a aprovação na justiça.

Se a auditoria confirmar irregularidades, o síndico tem uma oportunidade de resposta. E se for o caso, deve ressarcir os valores.

Na hipótese de fraude nas contas, os condôminos podem recorrer à Justiça alegando apropriação indébita.

Na ata da assembleia deve constar, os motivos que levaram à recusa das contas, o prazo para que o síndico  justifique ou  regularize, e reapresente as contas, e  a contratação de uma empresa de auditoria para analisar as contas, caso haja reprovação das contas corrigidas, ou caso o síndico não as apresente.

Caso seja constatado a necessidade de  reposição de valores  ou comprovantes, pelo síndico, deve constar na ata. Assim como, a contratação de advogados para ingressar com ação na justiça, caso o síndico se recuse a efetuar os acertos financeiros com o condomínio, decorrentes das contas não aprovadas.

Se essas providências não constarem na ata da assembleia de prestação de contas, os condôminos devem convocar nova assembleia para que tais ações sejam registradas.